A Arte de Confeccionar Emails
Você acha que escrever um email a um profesor é como enviar um email a qualquer outra pessoa? Pois você está redondamente enganado!
É cada mancada que já ouvi professores falando sobre emails de alunos que dá até vergonha! É gente usando gírias, “internetês”, faltando com o respeito e até emojis! Pois saiba que você não está enviando mensagem pro seu amigo no whatsapp!
Professores são pessoas extremamente ocupadas e frequentemente você depende da boa vontade deles para facilitarem a sua vida. Seja naquele pontinho extra na média, seja naquele seu sonho de pesquisa.
Eu particularmente já passei horas e horas encarando a tela do meu computador na tentativa de mandar aquele email perfeito para um professor. Você acha que estou exagerando? Pois saiba que tem todo um meme para representar esta angústia:
Mas não se preocupe, um pouco da sua angústia termina aqui. Já mandei dezenas de emails neste estilo e vou te dar algumas dicas de formatação padrão, na qual eu posso sempre confiar quando estou na dúvida de como me dirigir a alguém.
Em primeiro lugar tenha bem claro na sua cabeça que emails são uma forma de comunicação quasi formal. E aqui encontra-se a chave de todos os problemas. Nós, jovens, não somos acostumados com formalismos. Mas formalismos existem por um motivo, e neste caso em particular é para ser cauteloso o suficiente com alguém que:
- você não conhece;
- não é seu amigo;
- não poderia se importar menos contigo.
Claro que nem sempre é assim, mas é melhor prevenir que remediar. Mantenha estas três regras em mente e não terá problemas. Portanto apenas quebre o formalismo dos emails depois do professor te responder informalmente. Mas lembre que é melhor prevenir que remediar. Na dúvida seja formal.
Eu mesmo já levei puxão de orelha por ter sido muito informal com um amigo dele. Foi assim: ele queria que eu conhecesse esse rapaz numa conferência, mandou-lhe um email e me colocou em CC. Daí o rapaz me respondeu que me procuraria lá na conferencia.
Na minha inocência achei o ambiente tranquilo e respondi que “adoraria bater um papo” com ele. Meu orientador me deu uma boa orelhada, falando que eu não deveria ter falado assim com o amigo dele. E explicou que talvez pudesse falar assim quando tivéssemos alguma intimidade. Mas que primeira abordagem assim isto era inaceitável.
Mas tá tranquilo, no final deu tudo certo kkkk. Até hoje não sei se ele exagerou ou não, mas o importante é que na dúvida seja formal.
Então vamos falar sobre a estrutura básica de um email.
1- Cumprimentos de abertura e fechamento
Quando estiver sendo formal sempre comece e termine o email com um cumprimento, como se fosse uma carta. Exemplo:
Caro Sr. Sobrenome-Comum,
corpo corpo corpo
Cordialmente,
Pedro Abreu.
Alguns exemplos de cumprimento de abertura: Caro(a), Querido(a), Estimado(a).
Em inglês: Dear.
Alguns exemplos de cumprimento de fechamento: Cordialmente, Atenciosamente, Respeitosamente.
Em inglês: Regards, Kind Regards, Sincerely Yours, Best Wishes.
Pronome de tratamento é opcional: Sr., Sra., Dr., Dra., Professor, etc.
Utilizar o sobrenome é preferível.
2- Corpo e assunto
Eu costumo identar o corpo pra ficar mais bonitinho, mas não tem necessidade.
O importante é focar na maneira como vai apresentar o conteúdo agora. Primeiramente tenha bom senso. Nada de diminutivos de whatsapp nem gírias. Use seu melhor português.
Seja direto e claro. O português geralmente é catastrófico pra isso. As pessoas adoram complicar e tentar falar de maneira difícil. Parece que falantes de português tem fetiche por complicar as coisas e tentar ser um Camões ou rebuscado como Machado de Assis. Não faça isso, vá direto ao ponto.
Lembre-se sempre que professores são seres extremamente ocupados. Portanto no primeiro parágrafo você deve capturar sua atenção. Se introduza e fale os motivos de seu contato brevemente.
No segundo parágrafo fale do seu problema. Novamente: tente ser tão claro, direto e breve quanto possível. É uma verdadeira arte.
Se você precisar de mais que dois parágrafos para explicar seu problema, talvez seja melhor marcar uma reunião pessoalmente.
Sempre separe os parágrafos com dois enteres, assim fica claro que é realmente um parágrafo. Caso contrário o email vai simplesmente juntar as duas linhas e vai ficar meio estranho.
O assunto deve fazer um super resumo do que se trata o email. Tenha certeza que não coloque algo super genérico que vai acabar caindo direto no spam. E que de preferência vai chamar a atenção.
Exemplos de assunto:
- Aluno interessado em ICC;
- Pedido de Reunião;
- Revisão da prova.
3- Exemplo
Finalmente vou deixar aqui um email de exemplo que usei para pedir uma das minhas cartas de recomendação, espero que vocês não se importem por ser em inglês.
Assunto: Request for a Letter of Recommendation
Hello Gabriele,
This is Pedro, from Brazil, and I did an internship at the Trustworthy System team in the summer of 2014 and you were my supervisor. Do you remember me?
Well, I am applying for a PhD position this term at Upenn, and since this Nicta internship plays such a big role in my resume, it would be nice to have a reference from there.
That being said, can I list you as a reference?
Thanks in advance for your time.
Best Regards,
Pedro Abreu.
Como vocês podem ver eu quebrei algumas das regras que citei. Isto é pra mostrar que o bom senso e a criatividade são sempre mais importantes que algumas regras.
Por exemplo, usei Hello porque sei que a pessoa é extremamente informal.
Fiz a pergunta chave em um parágrafo próprio no meio do email pra dar ênfase. Desta forma. se a pessoa estiver extremamente ocupada e ler só esse parágrafo ela já sabe o que tem que saber.
Finalmente eu poderia ter dito algo tipo “Desculpe o incômodo”, mas agradecer é sempre melhor que se desculpar.
Bem, é isso. Se ainda tiver ficado alguma dúvida por favor sinta-se livre para perguntar.
Se tiver alguma sugestão para o próximo post por favor faça.
Até a próxima!